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La licitación o concurso de logística, Tender logístico

PorComunicación Transqueur

La licitación o concurso de logística, Tender logístico

La logística y la externalización de la cadena de suministro es un área de continuos cambios, respuestas ágiles y fluctuaciones constantes. Con mercados cada vez más globalizados y complejos, combinados con expectativas más rápidas, más profesionales, menor despliegue de capital de trabajo y menores costos de operación, las cadenas de suministro son cada vez más complejas y las oportunidades para que los proveedores de logística (1PL, 2Pl, 3PL o 4PL) aporten valor son cada vez más numerosas.

Sabemos por la experiencia que tenemos que contratar un Operador Logístico no es lo mismo que comprar productos básicos; se está comprando /contratando una solución de servicio y sentando las bases de una asociación profesional a largo plazo.

Según la experiencia, los principales criterios que se tienen en cuenta a la hora de estudiar las diferentes ofertas de los proveedores logísticos en un tender son: la propuesta técnica de prestación del servicio solicitado, las condiciones económicas, la solución tecnológica, los sistemas de calidad y el plan de salida contractual.

La secuencia cliente-proveedor.

En el cliente las etapas habituales, antes de lanzar el Tender a los Operadores Logísticos, serían las siguientes:

  1. Identificación de la necesidad de subcontratar.
  2. Definición de las necesidades logísticas a subcontratar.
  3. Creación de un comité de pilotaje que valorará los proveedores y las ofertas.
  4. Comunicación interna del proceso de tender en la empresa.
  5. Identificación de las necesidades no logísticas que el tender debe recoger; R.F.I.
  6. Diseño de la matriz de valoración de los conceptos que el tender debe satisfacer.
  7. Establecer el calendario del proceso de tender (concurso e implementación).
  8. Redacción y revisión del Pliego de Condiciones del tender.
  9. Plantilla de tarificación homogénea.

En el cliente y ya en el O.L. las etapas habituales, lanzado el Tender a los Operadores Logísticos, serían las siguientes:

  1. Invitación a proveedores a participar en el tender.
  2. Envío de Pliego de Condiciones a proveedores.
  3. Recepción y evaluación de ofertas.
  4. Selección de finalistas.
  5. Visitas y reuniones con finalistas.
  6. Selección de la propuesta ganadora.
  7. Redacción, negociación y firma del contrato por las partes.

La lista se suele completar con otros parámetros, como la solvencia de la empresa, cuestiones relacionadas con la sostenibilidad y el respeto medioambiental, o situación física de las instalaciones, establecimiento de un periodo de prueba, garantías contractuales, y por si la operación contratada no se desarrolla en los términos establecidos o no da los resultados previstos: establecer un plan de salida.

En relación a la tarificación de los servicios, se debe evitar la licitación basada en el precio utilizando solo simuladores o software de compras. Es probable que los requisitos no se traduzcan en un precio claro, ordenado y directamente relacional. Es posible que haya soluciones diferentes y enfoques diferentes entre algunos O.L. Quizás algunos operadores tienen la estructura para ofrecer una solución basada en instalaciones multi-cliente, mientras que otros pueden definir una solución más eficiente usando una solución hac-hoc dedicada. Estas diferencias en la solución no se traducirán o compararán correctamente en un software de compras al uso, y especialmente no en un coste en “OpenBook” que probablemente es lo que quiere ver el equipo de pilotaje de la externalización. En definitiva, lo más conveniente es una plantilla de tarificación lo más detallada posible en base al cuaderno de cargas que se facilite en el tender.

Por otro lado, es importante contratar un O.L. cara a cara. Si bien no es aconsejable que todos los participantes tengan acceso abierto a la información y las operaciones en las primeras etapas, es recomendable que las partes se reúnan antes de emitir la licitación/tender e involucrar a los operadores logísticos con los motivos del outsourcing de las operaciones.

En relación a todo lo anterior, los Operadores logísticos deberán entregar:

R.F.I. (Request For Information), Su objetivo es recabar información sobre las capacidades generales de varios proveedores. Con este documento los O.L. entregarán presentación corporativa, información corporativa básica, historia de la empresa, información financiera, equipo directivo y experiencia en operaciones similares.

Su objetivo es recabar información sobre las capacidades generales de los operadores logísticos, y en algún caso como elemento eliminatorio previo o en combinación con los FPT, RFP y RFQ.

El R.F.Q. Este caso se complica porque puede tener dos significados:

  • Request for Quotations: Esta solicitud se emplea en aquellos contratos en los que los servicios ya están definidos y, por tanto, la propuesta técnica y el precio es el principal factor para seleccionar al adjudicatario. Sirve para establecer un baremo de precios preciso en la RFP.
  • Request for Qualifications: Las respuestas a esta solicitud especifican las capacidades que tiene una empresa para proporcionar un servicio determinado. Permite al adjudicador establecer un grupo de posibles O.L.

El RFP (Request for Proposals): Dados los flujos y necesidades de la operación logística a externalizar, los Operadores realizaran un estudio técnico de la superficie y Layout, medios técnicos y MTMs de los recursos humanos necesarios que va a emplear, y sobre los que se basará la oferta económica que presentarán.

El RFT (Request for tender): Básicamente es el término que se emplea para definir las RFP en el sector público. Generalmente se establece una estructura concreta para las respuestas con el fin de garantizar la transparencia y objetividad del proceso.

El BAFO (Best and Final Offer): Selección de las mejores ofertas que se han presentado a una licitación

El Timing
En este punto se debe ser realista, y ser conscientes del tiempo que tomará involucrar a los Operadores en la oportunidad y sobre cuánto tiempo les tomará diseñar una solución a ofertar. Se debe tener en cuenta que los OL no tienen equipos de desarrollo que permanezcan inactivos esperando una invitación a licitar.
La mayoría de los OL reciben grandes volúmenes de consultas y muchos aplicarán un sistema de puntuación de oportunidad a cada invitación. Se consideran muchos factores, incluidos el ajuste estratégico, el análisis de la competencia, el nivel de contacto, la calificación crediticia y los requisitos de fecha límite. Una guía aproximada de los tiempos mínimos de respuesta que se debe tener en cuenta es:

  • Outsourcing de una operación en instalaciones multi-cliente: 1 mes
  • Outsourcing de una operación dedicada existente: 2 meses.
  • Outsourcing de una operación dedicada existente que requiere consolidación / optimización – 3 meses

Al ser generoso con los tiempos de respuesta de los O.L., el cliente que quiere externalizar su logística maximiza las posibilidades de obtener la mayor cantidad posible de respuestas de los O.L. Siempre debemos valorar que, este es un ejercicio comparativo y cuantas menos empresas se tengan, menos competitivos serán los resultados

Se deben evitar los procesos de licitación para comparar
Esto suele suceder y los O.L. son muy conscientes de ello. Sin embargo, los equipos experimentados de desarrollo de los O.L. tienen un sexto sentido para detectar un ejercicio de evaluación comparativa y solo dañará al cliente en su capacidad de participar en un ejercicio competitivo en el futuro.
Sin duda, es una práctica habitual, pero lo más conveniente es que si el cliente necesita comparar su coste actual, debería explicar esto de manera honesta y abiertamente con los O.L., diciéndoles por qué quiere comparar y cuáles son sus preocupaciones. A veces, los equipos de los O.L. con visión de futuro estarán encantados de ayudar a construir una relación para el futuro.

Sea claro y trasparente, no oculte ningún detalle

Diseñar algunas operaciones de logística puede ser un proceso complejo que requiere un análisis altamente detallado y avanzado. Cuanto más complejas sean sus necesidades de logística, más espacio habrá para el error en el diseño. En consecuencia, si se trata de una operación existente, debe abrirse con los participantes sobre el nivel de recursos que implementa actualmente. Esto les ayuda a calibrar su diseño y también les brinda la oportunidad de enfocarse en áreas en las que sienten que pueden aportar valor.

Brinde a los participantes la oportunidad de visitar sus instalaciones. Diseñar una solución logística, especialmente una solución dedicada, puede ser un proceso complejo. A menudo se requiere de un tiempo considerable para llevar a cabo la programación de rutas, la optimización y solución de la ubicación física, el tamaño de las instalaciones y el LayOut. Es probable que estas tareas se logren de una manera mucho más efectiva si se permite el acceso del equipo de diseño del O.L. a las operaciones actuales, para que puedan obtener una comprensión tangible del negocio a externalizar.

Acerca del autor

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